Digitalizacija vhodne tiskane pošte je aplikacija, ki samodejno procesira prejeto pošto. Z uporabo skeniranih dokumentov in programov za zajemanje dokumentov lahko podjetja digitalizirajo prejeto pošto ter samodejno razvrščajo in razpošiljajo dokumente po elektronski poti znotraj podjetja. Vsa tiskana besedila in elektronska pošta (e-mail) se lahko upravlja z istim postopkom. Tako lahko podjetjem omogočimo, da standardizirajo svojo distribucijo pošte v skladu s pravili podjetja.
Veliko podjetij je prepričanih, da morajo po zakonu arhivirati dokumente (kot so računi ali pogodbe) v tiskani obliki za določeno časovno obdobje. Po zadnji raziskavi pri AIIM je zakonsko sprejetje skeniranih dokumentov še vedno problem v več kot četrtini podjetij. Dejstvo pa je, da pravila veljajo le za majhno število dokumentov. Večina digitaliziranih dokumentov je danes sprejemljiva tudi na sodišču. Novi britanski standard, BS 10008 »Dokazna teža in zakonsko sprejeti elektronski podatki«, govori podrobneje o tem. Naša kultura z »izogibanjem tveganj za vsako ceno« je tisto, kar terja podjetja, da vsakodnevno tiskajo in arhivirajo na tisoče dokumentov. V Sloveniji sodišča kot dokazno gradivo sprejemajo dokumente dostavljene v elektronski obliki, kar dokazujejo tudi številne zavarovalnice in banke, ki po skeniranju dokumentov, pogodb in potrdil le te izročijo v uničenje. Nekatera podjetja pa gredo še dlje in se dokumenti podpisujejo elektronsko npr. s podpisnimi tablicami in samo skeniranje podpisanih dokumentov ni več potrebno (MJU, Telekom Slovenije, Simobil, Mestna Knjižnica Ljubljana, …)
Tehnologije, ki se skrivajo za skeniranjem tiskane pošte
Razlogi za implementacijo procesa digitalizacije vhodne tiskane pošte
Prostor v elektronski pošti narašča izjemno hitro, spodbuja ga širjenje podjetja in mobilna delovna sila. Kot primer so srednje velika podjetja, kjer se mesečno procesira 100.000 besedil in storitev v več kot 200 oddelkih. Korporativni shranjevalnik tiskane pošte, osrednja povezava v korporativnem informacijskem sistemu, se bori z upravljanjem velikega priliva tiskane pošte. Medtem pa današnja podjetja zahtevajo hitro in natančno informacijo; ameriška podjetja porabijo več kot 300 milijard funtov letno za pretvorbo vsakodnevno prejetih dokumentov v uporabno podatkovno zbirko, ki jo lahko uporabijo za vodenje podjetja.
Potreba po korporativnih predpisih in odgovornostjo je prisilila večje korporacije, da so na veliko investirale v informacijsko podporo, sisteme za shranjevanje in v skladne rešitve. Nekateri korporativni shranjevalniki tiskane pošte so imeli korist od hitrostno razvitih avtomatiziranih naprav, ki so bila zasnovana za učinkovito premikanje fizičnih besedil skozi sistem. Vendar so izzivi zastrašujoči, saj večina shranjevalnikov tiskane pošte uporablja vizualno identifikacijo in ročno razvrščanje za vsak posamezen dokument.
Z digitaliziranjem poštnega sprejemanja in z dinamično prikazanim seznamom dokumentov lahko podjetja dosežejo nadzor nad svojimi notranjim procesom elektronske pošte (nič več slabše storilnosti, nadzora v različnih dokumentih in izgube dragocene pošte). Poleg tega bodo lahko tudi združevali elektronski format (e-mail, fax) skupaj z ostalim pretokom dokumentov. Digitalni shranjevalnik tiskane pošte je zasnovan kot osrednja platforma za zbiranje informacij, ki v podjetja vnese več racionalnosti pri procesiranju pošte, izrazito poveča produktivnost ternudi podporo uporabnikom.