Prehod v digitalni svet – BREZPAPIRNO POSLOVANJE

Prehod vašega podjetja v digitalni svet -brezpapirno poslovanje in kako to storiti.

Papirologija je sestavni del poslovanja, fizični papir pa ne. Dejansko je odvisnost od papirnih dokumentov rezultat več milijonov dolarjev odpadkov, ki bi jih bilo mogoče odpraviti ali vsaj korenito zmanjšati, če bi zmanjšali vrednost papirja. Ko se bo vaša fizična dokumentacija zbrala, se bodo tudi te težave:

• Upočasni čas za dokončanje rutinskih opravil, ki se zanašajo na papir kot vložek.
• Večje tveganje kršitve varnosti zaradi izgubljenih ali ukradenih dokumentov.
• Potencial za napake pri vnosu podatkov iz informacij o ročnem vnašanju v sisteme.
• Zapravljanje denarja za pisarniški ali zunanji prostor za shranjevanje samo za ohranjanje papirnih kopij.

Iz teh razlogov in še več, vsa podjetja in javne agencije delajo na tem, da bi vzpostavili brezpapirno poslovanje. Spremembe se lahko zgodijo bodisi od zgoraj navzdol s korporativnimi usmeritvami bodisi od spodaj navzgor pri posameznikih, ki upravljajo procese, ki se zanašajo na papir, ki vidijo velike priložnosti za poenostavitev svojega delovanja. Ne glede na model, katerega sledi vaša organizacija, ali če razmišljate o prihodnjih spremembah, preberite praktične načine, kako začeti z brezpapirnim poslovanjem.

Svetovno delovanje proti papirju

AIIM, Združenje za upravljanje informacij in slik, vodi pristojnost v brezpapirnem delovanju. Njihov letni svetovni dan brez papirja spodbuja podjetja, da za en dan brez papirja zmanjšajo količino papirja, ki ga ljudje ustvarijo v vsakdanjem delu in osebnem življenju.

“Počasi, a zanesljivo, organizacije prihajajo naokrog k ideji, da bi digitalizacija večine vsebine in informacij, ki se pretakajo skozi njihovo poslovanje, lahko imela tako finančne kot operativne koristi,” je v raziskavi leta 2016 dejal glavni evangelist AIIM John Mancini. “Nikoli ne bomo popolnoma odpravili papirja, toda ko bo postalo jasno, da bo poslovanje brez papirja prineslo donosnost naložb in lahko izboljšalo splošno produktivnost, bodo podjetja bolj pripravljena vlagati v tehnologije, ki jim omogočajo brezpapirno poslovanje.”

Kratka predstavitev zgodovine za brezpapirno poslovanje

30. junija 1975 je Bloomberg Businessweek prvič predlagal digitalno brezpapirno poslovanje. Več kot 40 let kasneje mi še vedno nismo tam.
Do leta 2012 je svetovno povpraševanje po papirju prvič preseglo 400 milijonov ton. Naš vsak dan je tako prežet s papirjem, da o njem sploh ne razmišljamo. Za veliko podjetij pa obstajajo načini, kako zmanjšati uporabo papirja – ali digitalizirati poslovne dokumente ob prejemu. Do digitalnih dokumentov je lažje dostopati, shranjevati in jih deliti. Torej, zakaj še nismo brez papirja?

Kljub optimizmu v 70. letih in številnim načinom zmanjševanja uporabe papirja ima večina podjetij in javnih agencij dolgo pot. Tudi tisti, ki že izvajajo digitalno preobrazbo, imajo še vedno veliko priložnosti, da čim hitreje optimizirajo svoje metode za premik vsega papirja v digitalni format.
Raziskovalno podjetje KeyPoint Intelligence je v raziskavi decembra 2016 raziskalo stanje poslovanja, ki je brez papirja. Na vprašanje, ali se jim zdi, da se lahko premaknejo v pisarno brez papirja, je le odgovorilo le 15% vprašanih, čeprav bi to lahko dosegli, še 23% pa menilo, da to ni mogoče.

V mnogih pogledih podjetja, ki so v postopku brezpapirnega poslovanja, plujejo skozi različne “digitalne dobe” – od zapletenosti tega prehoda še zdaleč ni en korak od analognega do digitalnega upravljanja informacij.

Zakaj je papir še vedno tako razširjen?

• Udobnost: Delo s papirnatimi dokumenti je dano v večini pisarn, pa tudi med transakcijami med podjetji in med podjetji in potrošniki. Člani skupine se lahko pojavijo z veliko utemeljitvami, kot so “to je lažje brati”, “Moram ga vložiti”, “arhivirati ga moramo” ali “to smo vedno storili”. PDF je že na poti do prehoda številnih različnih podjetij, ki jih uporabljajo. Res je, da je do nekaterih starejših računalniških zapisov za zdaj težko dostopati, toda s standardnimi migracijskimi napori in dolgoročnimi postopki hranjenja jih je mogoče obravnavati kot del upravljanje življenjskega cikla dokumentov.
• Skladnost in predpisi: Dolga leta so bili potrebni dokumenti s papirjem za dokončanje nekaterih poslovnih transakcij, zlasti tistih, ki so vključevale podpis, da bi bile zavezujoče, ali tiste, ki se uporabljajo za dokazovanje nečesa na sodišču. Številni pomembni trenutki v življenju potrošnikov potrebujejo papir, pogosto za podpis. Primeri so veliki dogodki, kot so prodaja podjetja, prijava posojila ali odjava pri nakupu avtomobila. Specifične zahteve za digitalizirane ali digitalno ustvarjene dokumente, ki jih je treba sprejeti na sodišču, se razlikujejo glede na državo in vrsto dokumentov, vendar vladni predpisi pogosto vključujejo zahteve, ki jih je mogoče izpolniti le v digitalnem postopku, ki vzdržuje popolno skrbniško verigo.
• Cenovna dostopnost: papir se na prvi pogled zdi cenovno ugodnejša možnost. Padati v sprejemanje tega prepričanja je napaka z veliko ceno. Skupni stroški za upravljanje pisarne, ki je usmerjena predvsem na papir, vključujejo zunanje učinke, vključno s tiskalniki, omrežnimi povezavami, črnilom, tonerjem, samim papirjem in vzdrževanjem vseh teh. Ko vaše podjetje raste, se povečujejo tudi ti stroški. Na ravni podjetij se ti stroški zmanjšajo le tako, da dosežejo veliko odpadkov. Če je papir del poslovnega vložka, na primer obrazec za zavarovalne zahtevke ali predložitev izvida papirja, so še vedno pomembni stroški dela, ki so potrebni za ročno obdelavo informacij, ki prihajajo v posel.

Prednosti poslovanja brez papirja

• Organizacija: Na mizi ali na policah ni več kup papirja in nič več nerodnih omar. S tem se izognete napačnim dokumentom, ki zavzamejo dragocen čas, ki ga je treba porabiti za služenje strankam ali delo na drugih poslovnih prioritetah. Datoteke in dokumente bo veliko lažje najti, dostopati in deliti.
• Učinkovitost: Digitalne dokumente je veliko lažje upravljati, shranjevati in nalagati kot papirne. Razpoložljivost dokumentov za dostop in skupno rabo s strankami ne glede na lokacijo izboljšuje storilnost ekipe in prinaša boljšo uporabniško izkušnjo. Izvlečenje potrebnih podatkov iz dokumenta (z avtomatskim prepoznavanjem strojnega tiska, rokopisa ali optičnih znamk) je veliko hitrejše in manj nagnjeno k napakam kot vstavljanje papirja.
• Prilagodljivost: Brez polnih polic in omar, ki so razširjene po celotni pisarni, saj brezpapirno poslovanje zahteva veliko manj prostora. Kadrov, potrebnih za ravnanje z velikimi količinami poslovnih vložkov v času največjih dosežkov ali med širjenjem podjetja, je težko meriti, medtem ko je v digitalnem okolju to lahka naloga.
• Okolju prijazno: Zmanjšano tiskanje pomeni manj dreves, ki jih bodo posekali, da bi nastal papir. Papir je tudi pri proizvodnji in prevozu zelo poraben. Okolju prijazen vidik brezpapirnega papirja je priljubljen in razmeroma enostaven koncept, s katerim lahko pridobite podporo svojih zaposlenih.
• Hitrejša komunikacija: Če ne boste plačevali računa za dostavo čez noč, na primer, ko je treba zahtevke za zavarovanje hitro obdelati in mora agent posredovati dokumentacijo strokovnjaku za odškodninske zahtevke, bo za prenos papirja iz točke A potreben vsaj en dan, do točke B. Tudi takrat lahko pride do zamud, napačnih namestitev ali popolne izgube. Ko je digitaliziran, je dokument takoj na voljo tam, kjer je potrebno.
• Varnostno kopiranje in obnovitev dokumentov: Zamenjati papirnati dokument, če je poškodovan ali neustrezen. Zainteresirane strani morda nikoli ne morejo dostopati do pomembnih dokumentov, ker je nekdo napačno namestil datoteko ali ko je prišlo do katastrofe, kot je požar ali poplava, ki poškoduje 200 let stare dokumente. V pisarni brez papirja so dokumenti shranjeni v elektronski obliki za preprosto in enostavno varnostno kopiranje na oddaljeni strežnik, ki varno hrani vaše bistvene podatke.
• Manj drago: Shranjevanje dokumentov je drago, zlasti za podjetja na glavnih lokacijah. Samo tiskanje tudi stane; plačilo papirja, tiskalnika, črnila, poštnine in tiskarske opreme. Podjetja lahko odpravijo stroške skladiščenja s prehodom na digitalne dokumente. Z zmanjšano ali odpravljeno potrebo po shranjevanju papirnih kopij se bo vaše podjetje morda celo preselilo na manjše lokacije z nižjo izposojo in tako še bolj prihranilo, če boste brez papirja.

Kako te prednosti pomagajo vam?

Poleg splošnih prednosti brezpapirnega delovanja obstajajo posebne prednosti, da papir čim hitreje izstopijo iz delovnih tokov za nekatere najbolj papirnate poslovne aplikacije.

Obveznosti za plačilo
Izdajanje računov stane denar; izločanje papirja iz postopka zmanjšuje režijske stroške. Obdelava računov je ena najnaprednejših aplikacij z digitalnimi rešitvami, ki so na voljo za upravljanje od konca do konca, v mnogih primerih brez človeške interakcije. Digitalizacija papirnih vložkov v procesu plačljive obveznosti omogoča:

• Hitrejša obdelava in enostavnejši nadzor nad plačilom, da izkoristite popuste ali se izognete kazni.
• Izogibajte se dragim in zamudnim naporom, da bi lahko ujemali račune in naročila.
• Zmanjšajte zamudne ročne napore, povezane s sledenjem in lovljenjem odobritev.

Avtomatizacija pisarne
Poštna predavalnica podjetja je lahko ključno ozko grlo za podjetje ali hiter dostop do številnih poslovnih procesov. Rokovanje največjih delovnih obremenitev je mogoče z digitalno predajo do stopnje, ki je ročno upravljana poštna predavalnica, nikoli ne more doseči.

• Odpravite čas čakanja na dokumente v ustreznih funkcijah in oddelkih.
• Zagotovite, da imajo zaposleni dostop do podatkov in dokumentov v realnem času.
• Povečajte zadovoljstvo strank in zvestobo s hitrejšim časom obratovanja.

Obdelava obrazcev
Obrazci se pogosto uporabljajo v poslovnih aplikacijah, kjer stranke pričakujejo takojšen odziv. Predstavljajo ključno priložnost, da kupcem ponudijo samo digitalno alternativo (tj. EForme) ali digitalizirajo in obdelujejo samodejno.

• Poenostavite postopek vnosa podatkov, da pospešite celoten poslovni proces.
• Zmanjšajte stopnjo napak v primerjavi z obsežnim ročnim ponovnim tipkanjem.
• Osvobodite delavce znanja, da se osredotočijo na naloge večje vrednosti.

Vkrcanje
Delavci zahtevajo veliko manj dela, kadar je poslovanje digitalizirano. S pravo platformo lahko organizacija hitreje in bolj gladko pripelje nove stranke na krov. Digitalno vkrcanje je bolj osebno. Kolikor se to sliši kot kruta realnost, je resnično. Z zmanjšanjem časa, potrebnega za vkrcanje nove stranke s pomočjo zmanjšanja papirja, je na voljo več časa za interakcijo med seboj, zaradi česar se nova stranka počuti bolj cenjeno.

• Zmanjšajte čas za obdelavo, povečate zadovoljstvo strank.
• Porabite manj časa za administrativne naloge manjše vrednosti in s tem povečate zadovoljstvo zaposlenih.
• Precejšnje zmanjšanje napak.

Upravljanje evidenc
Mnoge regulirane panoge morajo upoštevati jasno opredeljene postopke in pravila za ravnanje in shranjevanje poslovnih dokumentov. Novi predpisi zahtevajo prilagoditve postopka, dodatno potrjevanje in dokumentacijo, zaradi česar je upravljanje evidenc premikajoč se cilj in še posebej težko izvedljivo v papirnem okolju.

• Odpravite neučinkovitost, zapravljanje časa in dodatne stroške papirnega sistema.
• Varujte občutljive osebne podatke; digitalne informacije je mogoče varneje shraniti s funkcijami, kot so zaščita z geslom, šifriranje podatkov in dvofaktorska overitev.
• Izboljšati skladnost z zakonskimi predpisi.

Vaš kontrolni seznam za pretvorbo papirja v resničnost

1. Ocenite ozka grla na papirju

• Zabeležite najpomembnejše postopke v vašem podjetju, na primer tiste, ki ustavijo ali škodijo podjetju, če se ustavijo.
• Preglejte obstoječo dokumentacijo ali vzpostavite hiter pregled po korakih, pri čemer upoštevajte, kje v postopku se uporablja papir in na katero nalogo.
• Ocenite število papirnih vložkov, potrebnih za izbrane procese v običajnem mesecu, in čas, ki je potreben za ročno ravnanje s papirnatim dokumentom.
• Opredelite korake postopka, ki nudijo pomembno priložnost za digitalizacijo.

2. Vzpostavite postopke brez papirja, kjer je to mogoče

• Ugotovite procese, ki temeljijo na vložkih na papirju in jih je mogoče enostavno preusmeriti na digitalne, na primer ponuditi eForm za zamenjavo papirnega obrazca.
• Zagotovite, da se digitalni in običajni procesi lahko izvajajo vzporedno in so popolnoma integrirani, da se omogoči nemoten prehod, ko se količine preusmerijo iz papirja na digitalni.

3. Skeniranje in pretvorba backfile

• Vse dokumente, ki prispejo v papirnati obliki, je treba takoj, ko jih prejmete, pretvoriti v elektronske. Svojim strankam, prodajalcem ali licenčne stike ne morete prisiliti, da gredo na brezpapirno poslovanje, in verjetno bodo papirni dokumenti in datoteke del vašega poslovanja še nekaj časa. Ključno je, da te datoteke digitalizirate takoj, ko prispejo v vaše podjetje ali agencijo.
• Pri pretvorbi obstoječih arhivov v digitalne je morda koristno, vendar to zahteva visoke hitrosti iskanja ali pogosto vključevanje v obdelavo novih poslovnih vložkov. Ocena poslovnega primera mora potrditi poslovno vrednost.

4. Posodobite odjemalce

• Ko izvedete prehod na popolnoma elektronsko verzijo ali digitalizacijo, morate svoje stranke obvestiti o spremembah in kako nanje vpliva. Morda boste želeli izdati e-poštno obvestilo, v katerem boste poudarili prednosti in tudi zajeti morebitne pomisleke glede varnosti in zasebnosti.
• Po potrebi razložite e-podpise tudi svojim strankam.
• Poskrbite, da boste svojim strankam ponudili in sporočili spodbude za spremembe, kot so nižje pristojbine, dodani bonus zvestobe itd.

Vaša ključna orodja za brezpapirno poslovanje

Viri za produktivnost imajo veliko za zmanjšanje vaše osebne porabe papirja, a boljši pogled na uporabo papirja v vaši organizaciji bo imel največji vpliv. Ključno  za začetek je pogled na to, kje pride papir v vašo organizacijo, in digitalizacija ob vstopu.

Vaše ključno orodje za uresničitev vsega tega? Ekosistem Alaris IN2 združuje nagrajene skenerje in programsko opremo s storitvami in partnerstvi, da bi organizacijam lažje zbirali podatke iz svojih papirnatih dokumentov in ostali brez papirja. Ta edinstven pristop je zasnovan tako, da zagotavlja večjo produktivnost, višjo donosnost naložbe in vrhunsko poslovno vrednost.

Napredni poslovni optični bralniki naredijo veliko več kot le zajem slike, postanejo zaščitni mehanizem za celoten proces digitalizacije. Optični bralniki, ki so del Alaris IN2 ekosistema, kot sta S2060w in S2080w, pretvorijo surove podatke v informacije, ki omogočajo resničen vpogled. Če se uporabljajo skupaj s programsko opremo za zajem, kot je Alaris Capture Pro Software, lahko skeniranje indeksiramo, vtipkamo ali ročno vpišemo besedilo, informacije pa lahko pridobimo za uporabo v poslovnih sistemih brez kakršne koli ročne obdelave. Samodejni postopek zajemanja informacij odvzame zapletenost in odpira vrata novim priložnostim za vaše podjetje.

Naročite si preizkus naših akreditiranih skenerjev, tukaj.